Tipps zur Verfahrensdokumentation

Eine Verfahrensdokumentation ist zwingend erforderlich, um die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung bzw. der steuerlichen Aufzeichnungen zu belegen. Fehlt sie bei einer Betriebsprüfung oder ist sie zu beanstanden, kann das – insbesondere in der gegenwärtigen digitalen Welt – zum Verwerfen der Buchführung und teuren Hinzuschätzungen des Finanzamtes führen. Deshalb sollten alle Unternehmer, Selbstständigen und Freiberufler bzw. die Geschäftsführer in Deutschland einem Betriebsprüfer unbedingt ein vollständiges und korrektes Exemplar aushändigen können. 

Betriebsprüfer vermittelt Praxiswissen

Im Video des IFU-Instituts erläutert Stefan Hoffmann, Betriebsprüfer in der nordrhein-westfälischen Finanzverwaltung: 

• die Bedeutung und Notwendigkeit einer Verfahrensdokumentation
• Inhalte der Verfahrensdokumentation nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)
• Folgen bei Fehlen einer Verfahrensdokumentation
• wie Unternehmen bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation vorgehen können

Verfahrensdokumentation aktuell halten

Unabhängig davon beläuft sich die Arbeit an einer Verfahrensdokumentation nicht auf eine einmalige Aktion. Vielmehr müssen Veränderungen festgehalten werden und historisch nachvollziehbar sein. Doch wie oft muss die Verfahrensdokumentation überprüft werden? Wie lässt sich das am besten umsetzen? Genügt es, wenn die Änderungen versioniert sind und es eine entsprechende Änderungshistorie gibt? Oder müssen auch die Ergebnisse der Überprüfung aufgezeichnet werden, wie es die DATEV empfiehlt?

Wir bringen Licht in das Informationsdickicht. 

Fachkundige Unterstützung

Gerne unterstützen wie Sie in allen Fragen zum Thema Verfahrensdokumentation. Wir helfen Ihnen:

• eine lückenlose Verfahrensdokumentation zu erstellen 
• Ihre vorhandene Verfahrensdokumentation auf GoBD-Konformität zu überprüfen 
• Ihre Verfahrensdokumentation aktuell zu halten und
• nach Möglichkeit Fördermittel für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation zu erhalten.

So sind Sie bei Betriebsprüfungen auf der sicheren Seite.